Compra de mercadorias ou bens de pessoa física no Rio Grande do Sul

Sempre que a empresa comprar mercadorias ou bens de uma pessoa física (ou de alguém que não emite nota fiscal), é a própria empresa que deve emitir a nota fiscal da operação. Esse documento é a Nota Fiscal de Entrada, prevista no Regulamento do ICMS do Rio Grande do Sul (RICMS/RS, Decreto 37.699/97, Livro II, art. 26, I, "a").

Sem essa nota, a mercadoria fica no estoque sem origem comprovada. Isso pode gerar autuação do Fisco, problemas na apuração de impostos e dificuldade para justificar o custo da compra na contabilidade.

Na compra do bem ou mercadoria o imposto de renda é por conta do vendedor.

Quem emite e quando

• Quem emite: a empresa compradora, com seu próprio sistema de NF-e (modelo 55). A pessoa física vendedora não emite nada.
• Quando se aplica: compras de pessoa física, de pessoa jurídica que não é contribuinte do ICMS, de MEI que não emitiu nota e de produtor rural.
• Momento da emissão: na entrada da mercadoria no estabelecimento. Se a empresa for buscar a mercadoria na casa ou na propriedade do vendedor, a nota deve ser emitida antes do transporte, pois é ela que acompanha a carga no trajeto.
• Uma nota por operação: em regra, cada compra, de cada vendedor, gera a sua própria nota de entrada. O RICMS/RS admite exceções, como a nota de entrada global em algumas compras de produtor rural. Antes de usar uma exceção, confira com a Cecopel.

Dados necessários para emitir a nota

Os dados do vendedor entram no campo de remetente da nota. Antes de fechar a compra, peça:

No campo de informações complementares, é recomendável descrever a operação (por exemplo: "Aquisição de mercadoria usada de pessoa física não contribuinte do ICMS"). Em regra, não há destaque de ICMS nessa nota, mas o tratamento pode mudar conforme o tipo de produto.

Cuidados práticos

• Faça o pagamento por Pix ou transferência para conta bancária em nome do próprio vendedor. Evite pagamento em dinheiro e depósito para terceiros.
• Guarde junto com a nota o comprovante de pagamento, a cópia do documento do vendedor e, se houver, recibo ou contrato assinado.
• Confira se o valor da nota é o mesmo valor pago. Diferenças entre nota e pagamento chamam a atenção da fiscalização.
• Não use a nota de entrada para compras de serviços. Ela serve apenas para mercadorias e bens.
• Envie cópia da nota e dos comprovantes ao escritório no mesmo mês da compra.

Compra de produtor rural pessoa física

Quando a empresa compra produção rural de produtor pessoa física, além da contranota há retenção da contribuição previdenciária (Funrural) e do Senar sobre o valor da compra. A empresa adquirente desconta do valor pago e recolhe a contribuição (Lei 8.212/1991, arts. 25 e 30, IV). Hoje o total é de 1,5% (1,2% de contribuição, 0,1% de RAT e 0,2% de Senar), salvo quando o produtor optou pela contribuição sobre a folha e apresentou a declaração. Informe o escritório para incluir a retenção na EFD-Reinf do mês.

Resumo para o dia a dia

• Coletar nome, CPF e endereço do vendedor
• Emitir a NF-e de entrada antes do transporte ou na chegada da mercadoria
• Se for produtor rural, exigir a nota do produtor, emitir a contranota e reter o Funrural e o Senar
• Pagar por meio bancário, em conta do próprio vendedor
• Enviar nota e comprovantes ao escritório

Em caso de dúvida sobre uma compra específica, fale conosco antes de concluir a operação.